ثبت ۱۹۰ هزار سند در سامانه اسناد شهرداری مشهد

به گزارش خبرگزاری تسنیم از مشهد مقدس, علی آبسالان صبح امروز در جمع خبرنگاران با اشاره به راه‌اندازی سیستم گنجینه اسناد و مدارک الکترونیکی در چهار ماه اخیر در شهرداری مشهد گفت: حجم اسناد و مدارک ثبت شده در این سامانه از ابتدای بهره‌برداری رسمی آن بیش از 190 هزار سند بوده است.

وی گفت: تسهیل در فرآیند مدیریت مستندات و بایگانی اسناد در مجموعه‌های مدیریتی شهرداری مشهد، تسریع در دسترسی به مفاد مدارک، به اشتراک گذاری همزمان اسناد و مدارک بین کاربران جزو مهم‌ترین اهداف راه‌اندازی این سامانه بوده است به طوری که این سامانه با توجه به سطح بالای امنیت و قابلیت‌های متنوعی که دارد توانسته است در مدت کوتاهی از زمان بهره‌برداری آن تحولی نو در مدیریت بایگانی شهرداری ایجاد کند.

آبسالان همچنین در زمینه برخورداری این سامانه از امنیت اطلاعات تصریح کرد: از مهم‌ترین فواید بهره‌گیری سیستم گنجینه اسناد و مدارک الکترونیکی، برخورداری این سامانه از امنیت اطلاعات است، که در این صورت با حفاظت مطلوب از اسناد و مدارک در مواردی نظیر مفقود شدن، سرقت و  یا امحای اوراق و اسناد در حوادث غیر مترقبه همچون آتش سوزی، از دسترسی‌های غیر مجاز نیز ممانعت شده و در صورت بروز هر گونه مشکل و یا تخلف در این زمینه امکان رهگیری و پیگیری وجود دارد، همچنین عدم وابستگی اطلاعات و سوابق به محفوظات ذهنی پرسنل قدیمی خود سبب ارتقای سطح امنیت اطلاعات می‌شود.

مدیرعامل سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری مشهد افزود: با توجه به این که سامانه در مراحل، آغاز بهره‌برداری توسط واحدهای مختلف مدیریتی شهرداری قرار گرفته و درصد کمی از کاربران در ثبت رکود 190 هزار پرونده در سامانه گنجینه اسناد و مدارک الکترونیکی در مدت چهار ماه اخیر، سهیم بوده‌اند اما ثبت این رکود ویژه، پیام‌های جدیدی را به همراه دارد.

آبسالان خاطرنشان کرد: ورود بیش از 190 هزار سند به این سامانه نشان از افزایش تقاضا برای ثبت اسناد و مدارک از طریق الکترونیکی و مشارکت کارکنان شهرداری و سازمان‌های وابسته در استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات به منظور تسهیل فعالیت‌های مربوط به بایگانی مستندات و اسناد را می‌رساند.

وی با اشاره به تمهیدات اندیشیده شده در ارتباط با تنوع و ازدیاد شمار مستندات مجموعه شهرداری اظهار کرد: پیش‌بینی فنی لازم برای نیازهای اصلی این سامانه به عمل آمده است که قبل از راه‌اندازی این سامانه عملیاتی شده است بنابراین پیش‌بینی می‌شود تا سه سال آینده نیازی به افزایش ظرفیت نباشد.

مدیرعامل سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری مشهد، تأخیر در ورود اسناد و مدارک به این سامانه و استفاده از روش‌های سنتی نگهداری اسناد و مدارک را مستلزم بروز خسارات جبران ناپذیری برای مدیریت شهری عنوان کرد و افزود: در روش‌های سنتی, امکان دستکاری، از بین رفتن، صدمه دیدن و حتی مخدوش شدن سند وجود دارد درحالی که، با الکترونیکی شدن اسناد و گردش این اسناد به صورت الکترونیک احتمال این امر به صفر می‌رسد.

وی تاکید کرد: این مسئله زمانی اهمیت دوچندان پیدا می‌کند که بدانیم ممکن است، اسنادی که دو سال پیش ایجاد و در دسترس قرار گرفته‌اند، در مدت کوتاهی به دلایل مختلف ، قابل مراجعه و خواندن نباشند.

آبسالان عنوان کرد: هنگام ورود این پرونده‌ها و اسناد در سیستم، اطلاعات توصیفی سند وارد شده به طوری که این پرونده‌ها و اسناد با استفاده از هر یک از این اقلام اطلاعاتی قابل جستجو هستند، بنابراین در سامانه گنجینه اسناد و مدارک الکترونیکی امکان تنظیم دسترسی کاربران به اسناد و مدارک تا جزئی‌ترین ساختارهای بایگانی امکان پذیر است و اسناد به سادگی قابل کنترل و ردیابی هستند.

مدیرعامل سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری مشهد گفت: نگهداری اسناد و مدارک، نیاز به فضای سخت افزاری و فضای اداری ویژه‌ای دارد و ایجاد این فضا به خودی خود هزینه‌بر است, همچنین دسترسی به اسناد و مدارک و جستجوی این اسناد نیز برای افراد وقت‌گیر بوده و مستلزم صرف زمان زیادی است استفاده از این سامانه منجر به کاهش هزینه‌ها می‌شود.

وی با اشاره به اعلام آمادگی این سازمان برای نصب، راه اندازی و آموزش، سامانه گنجینه اسناد و مدارک الکترونیکی به کاربران بهره‌بردار این سامانه گفت: از زمان راه‌اندازی این سامانه و نیاز مجموعه شهرداری مشهد و افزایش تعداد کاربران آن، این سازمان در ارائه آموزش برای کاربران جدید آمادگی خود را اعلام می‌دارد و همچنین همکاران و بهره‌برداران می‎توانند از سامانه آموزش الکترونیکی سامانه در هر زمان و در هر مکان از طریق درگاه الکترونیکی elearn.mashhad.ir نیازهای آموزشی خود را بر طرف کنند.

انتهای پیام/ ق