کارمند اداری کیست و چه وظایفی دارد؟

یک کارمند اداری در حقیقت مسئولیت مکاتبات با بخش‌های مختلف، پاسخگویی به تماس‌ها، تایپ انواع اسناد و نامه‌ها، تهیه پیش‌نویس‌ها، نگهداری سوابق و پروند‌های مختلف و ... را بر عهده دارد و به‌طور کلی روی اجرای روزانه فعالیت‌ها در سازمان نظارت می‌کند.

برای آشنایی با شغل کارمند اداری در این مطلب قصد داریم به‌طور کامل شرح دهیم که کارمند اداری کیست و چه وظایفی دارد. پس با ما همراه باشید.

کارمند اداری چه وظایفی بر عهده دارد؟

همان‌طور که گفتیم، وظایف کارمندان اداری در سازمان‌ها می‌تواند متغیر باشد. با‌این‌حال به طور کلی این افراد وظیفه پاسخگویی به تماس‌ها، انجام نامه‌نگاری‌ها و مکاتبات مختلف و ارتباط با مشتریان را بر عهده دارند. همچنین برای آن‌که بهتر متوجه شویم کارمند اداری کیست و چه وظایفی دارد، بهتر است شرح کاملی از مسئولیت‌های این شغل را با هم ببینیم:

• تهیه گزارش از هزینه‌های مختلف و بودجه سازمان
• نگهداری و به‌روز‌رسانی بانک اطلاعاتی شرکت
• سازماندهی و نگهداری اسناد و بایگانی آن‌ها
• پاسخگویی به تلفن و سوالات کارکنان و مشتریان
• به‌روز‌رسانی قوانین و خط مشی‌های دفتر
• تهیه گزارش‌های مالی و اداری به صورت منظم
• نگهداری و به‌روز‌رسانی پایگاه داده‌های شرکت
• سازماندهی اسناد مهم و محرمانه شرکت
• برنامه‌ریزی قرارهای ملاقات و رزرو اتاق جلسه
• برنامه‌ریزی رویدادهای داخلی و خارجی
• انجام امور اداری واحدهای مختلف شرکت

میزان حقوق کارمند اداری در ایران چقدر است؟

میزان حقوق و دستمزد کارمندان اداری بسته به سابقه کاری یا شهر محل زندگی می‌تواند متفاوت باشد. با‌این‌حال، در جدول زیر خلاصه‌ای از میزان حقوق خالص دریافتی کارمندان اداری در شهرهای مختلف ایران در سال 1400 بر اساس نظرسنجی از میان 1840 نفر از این افراد را مشاهده می‌کنید:

می‌توان گفت تمامی واحدهای امور اداری شرکت های خصوصی و دولتی به کارمند اداری و دفتردار نیاز دارند. به همین دلیل فرصت های شغلی کارمند اداری و منشی در هر شرکتی پیدا می‌‌شوند؛ اگرچه همان‌طور که مشاهده کردید، میزان حقوق آن چندان زیاد نیست. 

تحصیلات موردنیاز برای استخدام کارمند اداری چیست؟

برای استخدام در موقعیت شغلی کارمند اداری نیازی به تحصیلات خاصی نیست و افرادی که مدرک کاردانی یا کارشناسی داشته باشند، می‌توانند در این شغل استخدام شوند. اگرچه برای استخدام در این شغل، افراد باید مهارت نرم افزاری مانند تسلط کافی روی نرم‌افزارهای آفیس مخصوصا اکسل داشته باشند و در برخی از آگهی‌های استخدامی، گذراندن دوره‌های ICDL مزیت محسوب می‌شود.

مهارت‌های فردی و ویژگی های شخصیتی یک کارمند اداری

معمولا ویژگی‌های شخصیتی و مهارت‌های فردی موردنیاز برای مشاغل مختلف تقریبا مشابه است؛ اما برخی از آن‌ها نیز مخصوص آن گروه شغلی است و افراد با داشتن این دانش و مهارت ها می‌توانند با موفقیت بیشتری مسیر شغلی خود را طی کنند. در ادامه برای آن که بهتر متوجه شویم کارمند اداری کیست و چه وظایفی دارد برخی از ویژگی‌های شخصیتی موردنیاز برای  استخدام کارمند اداری  را نام برده و هریک را توضیح می‌دهیم.

محاسبات ریاضی

کارهایی مانند پرداخت قبض، محاسبه و تخمین هزینه‌ها یا تجزیه و تحلیل بودجه همگی نیاز به مهارت‌های ریاضی و محاسبه دارند. همچنین کارمندان اداری باید این امور را به سرعت انجام دهند و به آن نیز علاقه داشته باشند؛ زیرا می‌تواند بعد از مدتی بسیار خسته‌کننده شود.

مهارت های ارتباطی

مهارت‌های ارتباطی از ویژگی‌های اصلی هر شغل اداری است؛ بنابراین داشتن این مهارت هنگام کار به عنوان کارمند اداری ضروری است. این متخصصان با افراد مختلفی از جمله کارکنان، کارفرمایان، مدیران و مشتریان تعامل دارند و اغلب از طریق راه‌های مختلف از جمله ایمیل، تلفن و صحبت حضوری با آن‌ها ارتباط برقرار می‌کنند. همچنین مهارت‌های گوش دادن فعالانه نیز جزو مهارت‌های ارتباطی محسوب می‌شود. سایر مهارت های ارتباطی مورد نیاز برای این شغل عبارت‌اند از:

• مهارت های نوشتاری
• مهارت های بین فردی
• مهارت های ارتباط کلامی
• مهارت های ارائه و سخنرانی عمومی

مهارت های سازمانی

یکی دیگر از مهارت های مهم برای نقش‌های اداری، مهارت های سازمانی است. کارمندان اداری اغلب باید هم زمان وظایف مختلف را انجام دهند و آن‌ها را مدیریت کنند. مهارت های سازمانی مهم برای کارمندان اداری عبارت‌اند از:

• توجه به جزئیات
• حسابداری
• مدیریت تقویم
• مهارت های برنامه ریزی رویدادهای مختلف

مهارت های مدیریت زمان

برخی اوقات، وظایف روزانه کارمندان اداری بیشتر می‌شود و به همین دلیل آن‌ها باید مهارت های مدیریت زمان داشته باشند تا بتوانند وظایف هرروزه خود را به‌طور صحیح انجام دهند. همچنین این افراد برای تنظیم قرار ملاقات‌های مختلف باید از این مهارت خود استفاده کنند. در ادامه به چند مثال از این مهارت اشاره شده است:

• اولویت بندی
• تعیین هدف
• برنامه ریزی
• تصمیم گیری
• مدیریت استرس
• مدیریت منابع

مهارت‌های پشتیبانی مشتریان

بسته به محل کار و سیاست‌های کارفرمایان، کارمندان اداری ممکن است برای تعامل با مشتریان مختلف، حل مسائل  و اطمینان از رضایت آن‌ها به مهارت های خدمات مشتری قوی نیاز داشته باشند. به عنوان مثال، ممکن است از یک کارمند اداری خواسته شود که به تماس های دریافتی مشتریان پاسخ دهد و به همین دلیل باید بداند که چگونه به طور مؤثر به سؤالات آن‌ها پاسخ دهد، انتظارات آن‌ها را برآورده کند و با آن‌ها به راحتی ارتباط برقرار کند.

همچنین سایر مهارت‌های مهم برای کارمند اداری عبارت‌اند از:

• کار گروهی
• حل مشکل
• مهارت‌های تفکر خلاق
• توجه
• دانش محصول
• صبر
• تطبیق پذیری

جمع‌بندی

واحدهای اداری در هر شرکت و سازمانی نیاز به استخدام کارمند اداری دارند؛ به همین دلیل این شغل بازار کار خوبی دارد و تعداد آگهی‌های استخدام کارمند اداری در سایت‌های کاریابی بسیار زیاد است. کارمندان اداری مسئولیت پاسخگویی به تلفن مشتریان، ارباب رجوع، هماهنگی جلسه‌ها، تهیه گزارش‌ها و اسناد مختلف و ... را بر عهد دارند. در حقیقت وظایف کارمند اداری می‌تواند بسیار متفاوت باشد. حقوق خالص دریافتی کارمندان اداری در سال 1400 در شهر تهران مبلغ 3.9 میلیون تومان است. همچنین برای استخدام در این شغل به تحصیلات خاصی نیاز نیست.

در این مطلب سعی کردیم به‌طور کامل شرح دهیم کارمند اداری کیست و چه وظایفی دارد تا بهتر با این شغل آشنا شوید. امیدواریم این مطلب برای شما مفید واقع شده باشد.

"این مطلب تبلیغاتی است"